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Petición de ayuda: ¿Cómo llevar a cabo un proyecto 2.0 en la Administración? – (Actualizado 21/09/09)

septiembre 10th, 2009 by genisroca

ajudaHace algo más de cuatro años que la Generalitat de Catalunya organiza periódicamente sus Sesiones Web, un espacio de conversación en el que se analizan los usos y las oportunidades de Internet en la Administración y en el que han participado ponentes destacados como Alfons Cornella, Antoni Farrés, Joan Majó, Juan Freire, Ismael Peña, Ignasi Labastida o Ricardo Baeza Yates tratando temas como identidad digital, innovación, networking o trabajo colaborativo.

Cuando Jordi Graells me propuso ser el ponente de la 17a Sesión Web, que se llevará a cabo el próximo 14 de octubre (os podeis apuntar aquí) convenimos enseguida que debíamos intentar cambiar el formato. En tiempos de Web 2.0 y participación vale la pena intentar un modelo diferente al del ponente que habla y el público que sólo escucha, y no nos parecía suficiente la opción de poder preguntar una vez acabada la exposición principal.

Por eso queremos hacer un ensayo, un experimento, y estamos convocando en diferentes espacios de la red a personas que hayan trabajado en proyectos 2.0 en la Administración para que nos expliquen los principales problemas que han afrontado, y qué consejos pueden ofrecer.

Se ha abierto un debate en Facebook, y también he pedido ayuda en Twitter (hice un “Call for Tweets”, que no lo había visto nunca pero me pareció pertinente), sin descartar qualquier otro canal que consideréis: comentarios en este post, mensajes directos, llamadas telefónicas… lo que os funcione mejor.

Con todo lo que reciba intentaré ordenar el guión de la sesión, agrupando y clasificando los principales problemas pero también aquellos consejos y soluciones que pueden ayudar a superarlos. Si es posible, en la sala estarán las personas que me han hecho llegar esta información y les iré pidiendo que sean ellas mismas quienes expliquen su aportación. Es decir, sin eludir mi responsabilidad quisiera ser más moderador que ponente, en una conversación en la que sea la voz de la experiencia colectiva quien responda al título de la sesión: Cómo trabajar en red en la Administración.

Así pues, os agradeceré qualquier aportación. Podeis dejar comentarios en este post o en el debate del Facebook, y si os expresáis en cualquier otro canal os agradeceré que utilicéis el hashtag #sessioweb. Me comprometo a publicar y comentar el resultado, pero a los que podáis os animo a venir y participar en directo: el próximo 14 de octubre en la Sala de Actos del CEFJE (c/ Ausiàs March 40, Barcelona). Os podeis apuntar aquí.

Gracias.

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ACTUALIZACIÓN  21/09/09

Aún no han pasado dos semanas desde nuestro llamamiento sobre cuáles son los problemas y cuáles los consejos para impulsar un proyecto 2.0 en la administración, y quisiéramos actualizar y compartir el estado actual del debate. Lo he estructurado en 4 secciones:

1 – Qué entendemos por “Administración” y por “2.0”
2 – Sobre los consejos para impulsar un proyecto
3 – Sobre los problemas para impulsar un proyecto
4 – Siguientes pasos
5 – Sobre la participación en este debate

Ya os anticipo que os vuelvo a pedir ayuda:
– ¿Os parece bien la estructura de los puntos 2 y 3?
– ¿Lo ordenarías de otro modo?
– ¿Echais en falta algún consejo o inconveniente?

Gracias !

1 – Qué entendemos por “Administración” y por “2.0”

“La administración” es un genérico que encierra demasiadas realidades muy diferentes, igual que “la empresa” o “la sociedad”. No sólo existen microempresas, pymes y multinacionales, sino que incluso dentro de las propias empresas hay distintas culturas y realidades en función de si hablamos de un departamento u otro, o de un territorio u otro. Y lo mismo sucede con “la administración”.

“La administración” no está peor que “la empresa” o “la sociedad” en esto de lo 2.0. Las lógicas sociales y colaborativas están llegando de manera inevitable, y de la misma manera que las microempresas y pymes pueden ser más ágiles que las multinacionales, ciertas entidades de la Administración lo serán más que otras.

Son muchas, muchísimas, las buenas prácticas 2.0 que ya se pueden referenciar en el seno de la administración. Sin salir de las aportaciones recibidas en este debate, hemos recibido detalles de casos como los ayuntamientos de Sant Feliu (Pablo Muiño) o Santa Coloma de Gramanet (Carlos Rodríguez), el Museo Picasso (Conxa Rodà), VISESA en el Gobierno Vasco (Roberto Cacho), o ya dentro del ámbito de la Generalitat de Catalunya el Servei d’Innovació i Recerca Educativa (Trina Milán), RECERCAT de la Direcció General de Recerca (Xavier Lasauca), Debatdevi (Gemma Urgell), el Servei de Formació Agrària del DAR (Gabriel Esquius), la Oficina Virtual de Tràmits (Tona Castell), el equipo técnico de la Fiscalia de Menors (Ramon Ternero), o los usos que hace del Facebook (por ejemplo este o este) la Secretaria de Política Lingüística (Ton Ferret).

En cuanto a lo “2.0”, como comentaba Roberto Cacho en una de sus aportaciones, el concepto se refiere a la participación, la conversación y el trabajo en red… aunque no tengan lugar en un sitio web. Hay redes presenciales sin soporte informático que desarrollan verdaderas inicitiavas de espíritu 2.0, de la misma manera que las hay que usan Internet de una manera intensa pero no comparten esas maneras de hacer. Como dice Anna Cabañas, tener presencia en la red no implica formar parte de ella.

La mezcla de 2.0 y Administración es aplicable como mínimo en dos ámbitos: el externo y el interno. Es decir, por un lado aquellas iniciativas que relacionan la Administración con su ciudadanía y que inciden en comunicación y participación, y por el otro aquellas iniciativas más orientadas a la mejora interna de los procesos a partir del fomento de la colaboración.

2 – Sobre los consejos para impulsar un proyecto

Es demasiado fácil quejarse cuándo de la Administración se trata, y es por eso que propongo hablar antes de los consejos sobre cómo impulsar proyectos que de los problemas para hacerlo. En este sentido ha sido maravillosa la aportación enviada por Conxa Rodà del Museo Picasso, escrita en positivo y rebosante de sentido común, las certeras apreciaciones de Josep M. Serrainat, así como algunos comentarios de Martha Rodriguez desde República Dominicana. La lista de contribuyentes es amplia y destila sentido común como el de Miquel Rodríguez cuando aconseja “detectar, aliar, sumar…” y sabiduría como la de Mitinman que recomienda: “Paciencia”. Éste es un ensayo de resúmen de lo recibido:

Sobre cómo empezar

  • Antes de empezar debes hacer una buena prospectiva de la actividad 2.0 en tu entorno
  • Debes experimentar, participar y contribuir antes de pretender que tu organización lo haga
  • Para trabajar proyectos 2.0 antes debes haber trabajado en proyectos sin 2.0
  • No esperes más y empieza. Poco a poco, con paciencia y constancia.

Sobre el liderazgo

  • Es necesario el compromiso del que manda
  • Asignar un responsable de proyecto que esté alineado dentro de la organización, con poder y a ser posible con una posición gerencial
  • Es bueno pretender implicar a toda la organización, pero de entrada es imposible y debes orientarte a los más motivados

Sobre los objetivos

  • Debes saber porqué quieres ir a las redes sociales, a cuáles ir y cómo ir

Sobre la subcontratación

  • Subcontrata sólo cuando ya sepas qué quieres hacer y porqué. Nunca antes.
  • Por mucho que subcontrates la dirección del proyecto es tuya, lo que implica que debes entender lo que vas a hacer

Sobre la conversación

  • Debes ser consciente de que es necesario un tono conversacional diferente al oficial, debes adoptar el lenguaje 2.0 y abandonar la propaganda.
  • Escucha la red y sé agil en las respuestas.
  • Hay que recuperar la ilusión del ciudadano
  • Hay que contar con la participación de la ciudadanía ya durante el diseño de la acción. Hay que favorecer su paso de consumidor a prosumidor.
  • Debes aplicar el sentido común, tener una mentalidad abierta y ser receptivo a la crítica

Sobre la evangelización

  • Marcar pautas (al estilo del Departamento de Empresa, Innovación y Formación del gobierno británico que ha hecho una guía oficial para el uso de Twitter)
  • Difundir ejemplos de éxito
  • Explicar al ciudadano este nuevo canal

3 – Sobre los problemas para impulsar un proyecto

Como dice Cumclavis, impulsar proyectos 2.0 en la Administración no encierra más dificultad que en otro tipo de corporaciones y entidades privadas, y empezar el anàlisis hablando de las dificultades predispone al pesimismo. Es por eso que he invertido el orden inicial y propongo tratar las barreras y dificultades en último término, tras haber visto los consejos y orientaciones más positivas. En este bloque de debilidades a tener en cuenta quisiera destacar la lucidez desde Sevilla de Felipe “Abrelatas”, Miquel Rodríguez desde Palma de Mallorca, Asier Gallastegui y Jorge Vinaixa desde el País Vasco, o Marc Garriga y David Soler desde Barcelona, por citar sólo algunos de entre los muchos… Vamos para allá con el resumen de lo recibido:

Sobre cómo empezar

  • Lo 2.0 se basa en una filosofía “Beta” de aprendizaje contínuo difícil de conciliar con un entorno regularizado y normativizado como el de la Administración
  • El día a día y las urgencias no dejan espacio para la reflexión

Sobre el liderazgo

  • La 2.0 es meritocrática, mientras que la Administración es jeràrquica
  • La Administración tiene una rigidez organizativa difícil de combinar con lo 2.0
  • El 2.0 acostumbra a ser una apuesta personal
  • Cuesta que los proyectos tengan un responsable estable en el tiempo

Sobre los objetivos

  • En parámetros de satisfacción al ciudadano, es más prioritaria la mejora en los trámites y procedimientos que la participación dospuntocerista
  • El verdadero objetivo no es impulsar un proyecto determinado, sino la gestión del cambio interno.

Sobre la subcontratación

  • Las formas de contratación de la administración explulsan a las empresas más pequeñas y ágiles. Sus proveedores habituales son grandes empresas sin cultura ni conocimiento 2.0
  • Las empresas que trabajan con la Administración acostumbran a ser poco transparentes (

Sobre la conversación

  • Los cargos públicos dependen del voto de la ciudadanía, lo que convierte en extraordinariamente delicada cualquier propuesta de participación ciudadana, por su potencial impacto directo en las elecciones.
  • Cuesta captar y merecer la audiencia suficiente para un correcto desarrollo en Social Media
  • La Administración acostumbra a crear espacios propios en lugar de acudir a los espacios de la red donde realmente la ciudadanía está llevando a cabo la conversación.

Sobre la evangelización

  • No todos los que trabajan en la Administración tienen acceso a un equipo informático
  • Falta evangelización en la Administración, pero también en la ciiudadanía
  • Mayoritariamente, la ciudadanía no pide proyectos 2.0

4 – Siguientes pasos

Reconozco que me ha quedado forzado, pero he intentado que los bloques en los que he ordenado los pros y los contras sean los mismos, con la intención de que ésta sea una manera de ordenar la conversación el día 14.

Os pido por favor un nuevo esfuerzo en mejorar esa lista, añadiendo los ítems que consideréis me han pasado desapercibidos y reordenando los bloques si así lo consideráis. Cualquier aportación tanto al orden como a los contenidos será recibida con entusiasmo.

En los próximos días me pondré en contacto con algunas de las personas que habéis participado, para saber si el día 14 tenéis previsto asistir presencialmente a la Sesión Web, y sondear si estaríais dispuestos a tomar la palabra para explicar alguna de vuestras aportaciones.

Me comentan los organizadores que la sala, con un aforo de 240 personas, estará a rebosar. Seguro que tendremos una interesantísima conversación sobre cómo impulsar proyectos 2.0 en la Administración, gracias a todas vuestras aportaciones tanto ahora como en ese mismo instante. Ya sabéis que mi intención es actuar como moderador, y no como ponente.

La sesión será retransmitida en directo por video y por Twitter, y al acabar elaboraremos un documento de síntesis y conclusiones. Iremos informando con más detalles a medida que se vayan concretando.

5 – Sobre la participación en este debate

Más de 80 personas nos han hecho llegar más de 100 aportaciones usando diferentes canales. El más usado (y que os proponemos sea el principal) ha sido el debate en Facebook; el siguiente han sido los comentarios en este blog; y el tercero los comentarios en Twitter. Un valor especial tienen los valiosos posts que Miquel Rodríguez, Anna Cabañas, Manel Muntada, Roberto Cacho, Gamoia, Miguel Angel Mañez o Tona Pou han dedicado al tema, con sus correspondientes hilos de debate. Gracias de verdad.

Con toda gratitud intento relacionar (alfabéticamente) a todas aquellas personas que están participando y de las que tengo alguna coordenada que permite el enlace: Alberto Ortiz de Zarate, Alfonso Alcántara, Anna Cabañas, Antonio Rull, Asier Gallastegui, César Calderón, Conxa Rodà, Daniel Puig, David Soler, Eva Snijders, Felipe González, Francisco José Tercero, Gabriel Esquius, Gamoia, Gemma Urgell, Javi Ferrer, Javi Olmo, Javier Bikandi, Jordi Graells, Jordi Pérez, Jordi Serrano, Jorge Vinaixa, Josep M Serrainat, Korxo, Manel Muntada, Marc Garriga, Martha Rodriguez Wagner, Martí Guillamet, Miguel Angel Mañez, Miquel Duran, Miquel Puig, Miquel Rodríguez, Mitinman, Mònica Pagès, Montse Nieto, Nuria Vives, Pablo Hermoso de Mendoza, Pablo Muiño, Pipomon, Ramon Ternero, Roberto Cacho, Sebastian Garcia, Ton Ferret, Tona Castell, Tona Pou, Trina Milán, Vicente Briz, Xavier Crespo, Xavier Lasauca

Y si has sido capaz de leer hasta aquí te mereces un regalo: te dejo con una frase que me ha encantado, enviada por Josep M. Serrainat:

“La Administración 2.0 es como un iceberg, ponerla en marcha sería la parte visible; y mantenerla y dinamizarla sería la parte sumergida”.

Totalmente de acuerdo.